Een geslaagde beurs begint lang voordat de deuren opengaan. De beste standlocaties worden als eerste vergeven en de inschrijfdeadlines liggen vaak maanden voor de beurs. In dit artikel deel ik een praktische planning, zodat u weet wat u wanneer moet regelen.

12 maanden vooraf: kies uw beurs

Bepaal op welke markt u zich wilt richten en welke beurs daar het beste bij past. Kijk naar het bezoekersprofiel, de productsectoren en de landen waar de bezoekers vandaan komen. Wilt u meegaan in een NL Paviljoen of exposeren met een eigen stand? Maak die keuze nu, want die bepaalt de volgende stappen.

Kijk ook of u in aanmerking komt voor subsidie. De SIB-regeling van RVO moet worden aangevraagd voordat de beurs begint, en het budget is beperkt.

9 tot 12 maanden vooraf: inschrijven

Vraag informatie en een voorstel aan met de standgrootte, de kosten en de inbegrepen diensten. Zodra u akkoord heeft gegeven, kan uw inschrijving bij de beursorganisator worden geregeld. Hoe eerder u zich inschrijft, hoe groter de kans op een goede locatie.

6 tot 9 maanden vooraf: standontwerp

Uw stand wordt ontworpen en de invulling wordt bepaald. Denk na over welke producten u wilt laten zien, welke boodschap u wilt overbrengen en hoeveel mensen u op de stand nodig heeft. In een NL Paviljoen wordt uw stand gebouwd volgens het paviljoenconcept.

4 tot 6 maanden vooraf: reis en verblijf

Boek uw vluchten en hotel op tijd. Tijdens grote beurzen raken hotels in de buurt van het beursterrein snel vol en stijgen de prijzen. Controleer ook de visumeisen van het land van bestemming.

3 maanden vooraf: vracht en monsters

Regel het transport van uw producten en monsters. Voor voedingsproducten verschillen de importregels en documenten per land, dus begin op tijd. Een expediteur met beurservaring kent de deadlines van de organisator.

1 tot 2 maanden vooraf: voorbereiding

• Nodig uw bestaande klanten en prospects uit om uw stand te bezoeken.

• Zorg dat uw verkoopmateriaal en prijslijsten klaar zijn.

• Bespreek met uw standteam de doelen, de producten en de opvolging van leads.

• Controleer in het exposantenhandboek van de organisator de laatste deadlines.

Tijdens de beurs

Zorg dat elk gesprek wordt vastgelegd, zodat u precies weet met wie u heeft gesproken en wat u heeft afgesproken. Op onze beurzen zijn wij ter plaatse aanwezig om u te ondersteunen met alles wat u nodig heeft.

Na de beurs

Volg uw leads binnen een week op, nu het gesprek nog vers is. Het echte resultaat van een beurs wordt vaak pas zichtbaar in de maanden erna.

Eén aanspreekpunt voor elke stap

Internationaal exposeren is complex, maar het hoeft niet stressvol te zijn. Bij Orange Exhibition Management verzorg ik het hele traject, van inschrijving tot ondersteuning ter plaatse. Wilt u weten welke deadlines gelden voor de volgende editie van een beurs? Neem gerust contact met mij op.